Vous récupérez un portefeuille, parfois une simple liasse de dossiers posée sur un coin de bureau, et parmi les situations à dénouer il y a ces clients dont le numéro de TVA intracommunautaire ne répond plus. Le dossier est vivant, la mission continue, mais l’identifiant fiscal, lui, dort. Reprendre ces dossiers sans heurt suppose de connaître une procédure précise, celle de l’article 163 du Code de déontologie, et de vérifier un point que peu de confrères pensent à contrôler.
Ce que dit l’article 163 quand vous arrivez sur un dossier
Le texte de référence est l’article 163 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012. Il encadre les reprises de dossiers entre confrères et s’applique aux experts-comptables, aux sociétés d’expertise comptable et aux associations de gestion et de comptabilité. Concrètement, il vous impose une démarche avant même de signer la moindre lettre de mission, et cette démarche ne se limite pas à prévenir le prédécesseur que vous héritez de son client.
L’obligation la plus souvent oubliée concerne l’argent. Lorsque les honoraires dus au prédécesseur résultent d’une convention conforme aux règles professionnelles, vous devez vous efforcer d’obtenir la justification de leur paiement avant de commencer votre mission. Ce n’est pas une politesse entre confrères, c’est une condition de votre propre entrée en fonction.
Si le client traîne, si le prédécesseur reste silencieux, la suite est écrite noir sur blanc : il faut en référer au président du Conseil régional de l’Ordre et faire toutes réserves nécessaires auprès du client avant d’entrer en fonction. Beaucoup de repreneurs découvrent cette règle trop tard, une fois la mission lancée.
L’Ordre a publié un guide pratique sur la procédure de reprise de dossiers entre confrères, disponible sur BibliOrdre. Il vaut la lecture attentive avant d’ouvrir le premier dossier, parce qu’il détaille les étapes dans l’ordre et évite bien des tâtonnements.
Les missions que l’article 163 ne couvre pas
Toutes les reprises ne déclenchent pas la procédure. Deux cas de figure sortent clairement du champ, et les confondre avec une reprise classique fait perdre du temps pour rien. Le premier concerne les missions dont la durée est limitée légalement. Une intervention auprès du comité social et économique en est l’exemple le plus net : la loi fixe le cadre, la mission a un terme connu d’avance, et le mécanisme de reprise entre confrères n’a pas à s’appliquer.
Le second cas vise les missions ponctuelles exécutées pour un client qui bénéficie déjà des services d’un expert-comptable. Imaginez une société dont les comptes sont établis par un confrère, et à qui l’on demande une évaluation isolée.
Vous intervenez sur un travail précis, sans reprendre le suivi courant. Là encore, l’article 163 reste de côté. Distinguer ces situations d’une reprise classique change tout dans la façon de préparer le dossier, notamment sur la question des numéros de TVA à réactiver ou à faire vérifier.
Numéros de TVA dormants : par où commencer le contrôle
Un numéro dormant, ce n’est pas un numéro faux. C’est un identifiant qui existe encore dans les fichiers, mais qui ne passe plus les contrôles automatiques parce que le client a cessé son activité, changé de forme juridique ou simplement oublié de le réactiver après une période creuse. Sur ce point, voir aussi notre article sur fournisseur refuse reprise produit.
Dans une reprise de dossier, ce genre de détail remonte vite : une facture émise vers un client européen, une autoliquidation qui coince, et le dossier s’arrête. La méthode tient en peu de gestes, à condition de les faire dans l’ordre.
Vérifier d’abord l’état réel du numéro auprès d’un outil de contrôle, puis confronter le résultat à ce que le client raconte. Un identifiant invalide sur une facture déjà comptabilisée demande une correction, parfois une régularisation, et cela ne se règle pas après la clôture.
Ce que le contrôle fait ressortir
Les situations se ressemblent sans être identiques, et ce qui remonte le plus souvent quand on reprend un portefeuille avec des identifiants en sommeil tient en quelques cas récurrents, faciles à reconnaître une fois qu’on les a vus.
- Le numéro existe toujours dans le fichier VIES, mais l’activité déclarée par le client ne correspond plus à ce que l’outil renvoie, et personne ne sait depuis quand.
- Un identifiant révoqué que trois factures continuent d’utiliser.
- Le client a-t-il réellement repris son activité, ou son numéro n’a-t-il jamais été réactivé après la pause ?
- Des écritures passées sous un ancien numéro, qu’il faut rattacher au bon exercice sans casser la numérotation.
Un outil comme Cyplom pour votre verification vat règle la partie fastidieuse du contrôle en quelques secondes, mais il ne remplace pas la conversation avec le client. La vérification donne un état, pas une explication. Le reste se joue au téléphone, lors d’un échange direct où le client explique ce qu’il a fait de son numéro pendant la période creuse.
Reprendre sans se mettre en faute
La tentation, quand un dossier arrive avec une mission récurrente déjà calée, c’est d’attaquer directement le travail et de régler la paperasse ensuite. L’article 163 dit exactement le contraire : la justification du paiement des honoraires du prédécesseur se fait avant de commencer, pas pendant. Dans les faits, cela se traduit par un courrier au prédécesseur, une relance si besoin, et, en l’absence de réponse claire, un signalement au président du Conseil régional accompagné de réserves écrites auprès du client.
Ces réserves ne sont pas une menace, elles protègent tout le monde. Le client sait où il en est, vous savez ce que vous avez fait, et le prédécesseur ne pourra pas vous reprocher d’avoir repris une mission sans avoir posé la question.
Cette étape prend une semaine ou deux, rarement plus quand tout le monde répond. Elle évite un désagrément bien plus long si le prédécesseur réclame ses honoraires après votre entrée en fonction, en pointant votre silence comme une négligence déontologique.
Un dernier point sur les numéros dormants : ils ne se réactivent pas toujours. Quand le client a fermé puis rouvert sous une autre structure, l’ancien identifiant reste dans les historiques et remonte dans les contrôles croisés. Mieux vaut le savoir avant de boucler le premier exercice repris.
Une reprise propre tient à trois vérifications
Le dossier arrive, les numéros de TVA dorment, et la procédure de l’article 163 trace la route. Vérifier le paiement des honoraires du prédécesseur, distinguer les missions qui entrent dans le champ de celles qui en sortent, contrôler l’état réel des identifiants avant de reprendre les écritures. Rien de spectaculaire, mais l’ordre compte, et un dossier repris dans la précipitation laisse des traces qu’on met des mois à effacer, bien après la première écriture passée.
Reste une question qui revient à chaque reprise, et à laquelle aucun texte ne répond vraiment : combien de temps un confrère peut-il rester sans réponse avant qu’on considère le dossier comme réellement transféré, et qu’on puisse avancer sans réserve écrite ?
